L’aménagement d’un espace approprié est nécessaire pour une réunion d’affaires réussie. Les meubles mal disposés peuvent entrainer un certain retard dans les présentations ou rendre les participants mal à l’aise. Agencez alors votre salle de conférence en fonction du nombre de personnes et les activités qui se dérouleront au cours de votre réunion ou conférence. Pour avoir une idée sur la disposition idéale de votre salle, vous pouvez en visionner quelques-unes en zone activité lille ou dans les centres d’affaires lilloises.
L’aménagement des meubles
Lorsque vous avez désigné un conférencier ou un présentateur pour votre réunion, vous pouvez organiser vos tables en forme de « U » avec le présentateur placé sur un podium. La base de la forme en « U » doit être plus proche de la porte, si possible, pour que les premiers venus puissent remplir les places les plus proches de l’orateur, tandis que les retardataires puissent s’installer plus proche de la porte sans perturber les autres. Cette disposition permet au conférencier d’interagir facilement avec les participants et se circuler aisément tout en parlant.
L’espace de réunion
La disposition de la salle de réunion doit être adaptée pour la prise de notes et pour les réunions nécessitant plusieurs documents ou l’utilisation d’outils tels que les ordinateurs portables. Il est préférable de choisir une salle où les tables disposent d’un espace d’écriture pour chaque participant. Dans les salles de réunions professionnelles françaises, comme en centre d’affaires lille, chaque espace est disposé de façon confortable pour des réunions de longues sessions. Des rafraîchissants peuvent aussi être placés à la portée de chaque participant.
Une conception moderne
La technologie moderne permet désormais aux entreprises d’effectuer des vidéos-conférences lors d’une réunion (dans certains cas, la salle peut être retravaillée pour y organiser des sessions de formation). Les équipements technologiques sont de vrais atouts pour donner une image plus professionnelle à votre salle de réunion. Les éléments de base constituent un projecteur et un écran de projection, une télévision LCD, une webcam, des microphones, des haut-parleurs ainsi qu’une connexion internet haut débit.